Case: Provinciehuis Groningen

Sinds 2015 verzorgt Vitam de bedrijfscatering voor ruim 900 medewerkers van de Provincie Groningen. Hospitality is één van de belangrijkste speerpunten van de samenwerking. Als resultaat hiervan won de afdeling Facilitaire Zaken zelfs de Facility Beleving Award!

De Provincie Groningen biedt werkgelegenheid aan ruim 900 ambtenaren. Taken van de Provincie zijn onder andere milieubeheer, openbaar vervoer, economische en agrarische zaken, cultuur en recreatie, huisvesting en ruimtelijke ordening. Verder is uiteraard de gaswinning en daarmee gepaard gaande aardbevingen een belangrijk dossier in deze provincie.

Vanuit het provinciehuis zorgen zij dat alles goed verloopt in Groningen. Op deze locatie zijn een bedrijfsrestaurant en koffiebar aanwezig.

De Europese aanbesteding

In 2015 werd de zoektocht gestart naar een nieuwe cateraar. Cees Tetteroo, facilitair manager binnen de Provincie Groningen, legt uit: “Als overheidsinstantie zijn wij verplicht om elke vijf jaar onze contracten te herzien middels een Europese aanbesteding. We hebben een uitgebreid Programma van Eisen opgesteld, waarna we met verschillende cateraars hebben gesproken van wie de inschrijving ons aansprak.”

In dit Programma van Eisen speelden voornamelijk gastbeleving en duurzaamheid een hoofdrol. Over duurzaamheid zegt Tetteroo: “Duurzaamheid staat hoog in het vaandel bij het bestuur. Als provincie hebben wij natuurlijk een voorbeeldfunctie en ik vond het daarom een mooie uitdaging om namens facilitaire zaken een bijdrage te leveren.”

De lunch was lange tijd simpel te noemen. Koffie en een broodje waren genoeg. Maar mensen stellen tegenwoordig steeds hogere eisen aan bedrijfscatering en hospitality. Zo ook bij de Provincie Groningen: “We zagen de bezoekersaantallen in het restaurant langzaam teruglopen en merkten dat onze collega’s minder tevreden waren met het aanbod. Door te investeren in gastbeleving wilden we deze cijfers weer omhoog krijgen.”

De oplossing van Vitam

Duurzaamheid en gastbeleving zijn belangrijke speerpunten van onze dienstverlening en komen in vrijwel al onze samenwerkingen terug. Van de aanvraag van de Provincie Groningen werden we bij Vitam dan ook meteen enthousiast en zagen we een goede match!

Tijdens de aanbesteding werden de deelnemende partijen uitgebreid ondervraagd. “Vitam had veel goede ideeën om de gastbeleving te verbeteren. Leuke acties, het opleiden van het personeel, vers koken op locatie en maatwerk rondom de lunch.” zegt Tetteroo. “Zo ook op het gebied van duurzaamheid. Het gebruik van regionale producten en de introductie van vegetarische dagen sprak ons erg aan. Ook in de artikelen op de website lees je dat Vitam duurzaamheid écht belangrijk vindt.”

Ondanks vele gesprekken met cateraars uit het hele land, werd het al snel duidelijk dat Vitam de juiste partij was. “Vitam stak boven de rest uit. Ze hadden veel goede plannen, en een mooie presentatie en offerte, waar wij erg van onder de indruk waren. Ook het feit dat Vitam een middelgrote cateraar is, vind ik een voordeel. Dat houdt de lijntjes kort.”

Award-winning resultaat

Sinds de start van de samenwerking wordt er hard gewerkt om de gastbeleving naar een nieuw hoogtepunt te brengen. In het contract is klanttevredenheid zelfs als KPI opgenomen.

Om de voortgang te meten, doet Integron – onafhankelijk onderzoeksbureau op het gebied van facilitaire zaken – eens in de twee jaar een uitgebreide enquête over hoe de medewerkers de facilitaire dienstverlening ervaren. Ook het hele jaar door worden er korte enquêtes afgenomen over specifieke onderwerpen.

Over de gastbeleving, die inmiddels van een 6,5 naar een 8 is gegroeid, is Tetteroo zeer tevreden. “De samenwerking met Vitam speelt daar zeker een rol in. De resultaten zijn goed, de bezoekersaantallen lopen op en de tevredenheid neemt toe”.